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对外审不符合项如何进行有效整改

时间: 2022-01-24
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质量管理体系的外审是企业经常要遇到的事情,对外审开出的不符合项,在进行整改时往往存在不少问题,其主要表现是原因分析不到位,纠正措施未落实,部门之间相互推脱责任等等,结果是落实措施走了形式,已发现的不符合项在以后的工作中又重复出现。如何对外审开出的不符合项进行彻底整改,提高整改效果,笔者谈谈本单位的做法,以便大家相互交流工作方法,促进质量管理体系的不断完善。





01


质量部门预先统一制定不符合项纠正措施




质量部门是质量管理体系审核的归口管理部门,外审不符合项的整改效果体现的是一个单位质量管理体系运行的质量,为了在双方约定的时间内完成对不符合项的整改,质量部门负责组织有关部门制定纠正措施是自己的职责。


1.明确整改的基本格式


对不符合项的整改,我们质量部门根据二、三方对整改提出的要求,明确了整改的基本格式,具体内容包括不符合项描述、原因分析、纠正措施、举一反三、负责单位、完成时间,把这种基本要求表格化,任何一个负责整改的人都会按这个要求去做。避免了整改的随意性和不彻底性。


2.预先制定纠正措施


质量部门主管审核的人员,应根据在审核中了解的情况和审核知识,对开出的不符合项预先按整改的基本格式制定纠正措施。在制定纠正措施过程中,对不符合项要逐个落实,了解当时现场审核情况,与陪同人员进行沟通,与责任单位进行沟通,多方面听取意见和建议,力求原因分析准确,责任明确,措施有效。


3.将预先制定的整改措施发给责任单位进行审查确认


由于整改措施是质量部门制定的,难免有考虑不周、调查不到位的地方,质量部门把预先制定的整改措施发给责任单位进行审查,再进一步确认,提出修改意见或建议,完善整改措施。这种做法,既弥补了质量部门制定措施的不足,又对责任单位是一个尊重,大家能理解,整改起来就积极主动。


4.协调修改纠正措施


对于一个不符合项的整改,各个部门在认识上还存在差异,有的部门对纠正措施不理解,甚至对原因分析有异议,这就要进行沟通、协调。协调的过程,就是和责任部门一起分析原因,制定纠正措施的过程,也是重新学习标准的过程。特别遇到一个不符合项涉及到多个部门时,这种协调就尤其重要。对部门提出的正确、合理意见立即采纳,不合理、不正确的意见和建议要耐心进行解释。





02


召开专题整改协调会




一般情况下,完成了上述工作,就应该认为没有多大问题,可以下发整改措施计划了。但实践证明,召开专题整改协调会作用更大。


1.质量部门负责组织召开专题会议


在各单位审查了预先制定的整改措施后,质量部门组织有关单位召开专题协调会。参加会议的单位包括责任部门、涉及到整改需要举一反三的部门,如果是军方审核开出的不符合项整改,还要通知驻厂军代表室参加。要特别明确,参加会议的单位必须来一名领导,因为要最终确定纠正措施,防止会后相互推诿扯皮,影响整改进度和整改效果。


2.会前特别需要说明几个注意事项


会议开始前,首先要特别说明一下几个注意事项,如果不说明,有可能相互扯皮、争吵、拖延会议时间。


⑴ 只讨论整改措施,不讨论不符合项是否合理、错与对;


⑵ 不讨论谁是责任者,只说本部门存在的问题,不给自己找借口;


⑶ 已经开出的不符合项都必须整改,没有商量的余地;


⑷ 要以平和的心态看待不符合项,注重整改、完善和提高。


3.逐一讨论对不符合项的纠正措施,每个人有平等的发言权利


针对拟制的不符合项整改措施,质量部门负责逐一进行宣读,逐条核实原因分析是否准确,措施是否可行有效,完成时间是否充足。允许大家发表不同意见和建议,现场解决部门之间存在的问题。在这个讨论的过程中,每个人有平等的发言权利,通过讨论,大家对存在的问题认识更清楚,对标准理解更准确,知道错在了什么地方,今后应该怎么做。同时,澄清了问题,消除了部门之间的不理解,也有利于其它存在类似问题的部门进行举一反三。


4.最终形成整改计划下发,按规定时间完成整改工作


在专题会讨论之后,最终形成整改措施计划,下发有关单位执行。质量部门负责检查纠正措施的落实情况,并按时间节点进行考核,确保了整改工作按要求、按时间完成并达到预期的整改效果。


对外审不符合项的整改,是外审工作的延续,其整改效果直接影响质量管理体系运行质量的好坏。不少单位把整改任务直接交给责任单位,从理论上讲是完全正确的,但考虑到企业的具体情况,采用我们现在这种做法效果较好。其优点:一是大家当面澄清了问题,消除了互相埋怨,减少了扯皮;二是大家统一了认识,明确了如何去进行纠正,也是对纠正措施的一次评审,增强了措施的可操作性;三是减少了整改过程中的反复,提高了整改效率和效果;四是对大家是一次标准的培训,加深了对标准的理解,提高了执行标准的自觉性。

                                                                                                                         本文章来源于体系通公众号

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